Zorgvuldig omgaan met jouw gegevens

Bedrijfsgegevens

Co-act.work B.V.
Handelsnaam: Co-act
Statutair gevestigd in Rotterdam
KVK-nummer: 84546085
Vestigingsnummer: 000050658875
E-mail: info@co-act.nl
Telefoon: 06 45007130
Website: www.co-act.nl
Bezoek uitsluitend op afspraak.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van het contact met jou en de werkzaamheden die we voor jou of jouw organisatie uitvoeren. Het kan onder meer gaan om:

• naam, adres, woonplaats en andere contactgegevens;
• bedrijfsnaam en ondernemingsvorm;
• KVK-nummer en btw-identificatienummer;
• factuur- en betaalgegevens;
• informatie die je via het contactformulier verstrekt;
• gegevens uit e-mails en andere correspondentie;
• financiële en administratieve gegevens;
• facturen, bonnetjes, bankmutaties en betaalgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor belastingaangiften;
• salaris- en personeelsgegevens, wanneer wij salarisadministratie verzorgen;
• gegevens die nodig zijn voor jaarrekeningen, rapportages en financieel advies;
• gegevens die nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• technische gegevens, zoals een IP-adres en servergegevens die bij het gebruik van de website worden verwerkt.

We verwerken alleen persoonsgegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor het betreffende doel.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het beoordelen van een aanvraag;
• het voeren van een kennismakingsgesprek;
• het opstellen van een offerte of prijsvoorstel;
• het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst;
• het verwerken, controleren en bijhouden van administraties;
• het verwerken van facturen, bonnetjes en bankmutaties;
• het verzorgen van belastingaangiften;
• het uitvoeren van salarisadministratie;
• het opstellen van jaarrekeningen, begrotingen en financiële rapportages;
• het geven van boekhoudkundige en financiële uitleg en advies;
• het versturen en verwerken van offertes en facturen;
• het onderhouden van contact met klanten en bevoegde instanties;
• het beveiligen en technisch laten functioneren van onze website en systemen;
• het voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van klachten, geschillen en juridische aanspraken.

Op basis waarvan verwerken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken we gegevens op basis van:

• het uitvoeren van een overeenkomst;
• het treffen van maatregelen voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang, zoals een veilige bedrijfsvoering, goede communicatie en het beschermen van onze juridische positie;
• toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je jouw toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Contactformulier via Microsoft Forms

Op onze contactpagina gebruiken we Microsoft Forms. Wanneer je het formulier invult, worden de gegevens die je zelf verstrekt via Microsoft 365 verwerkt.

We gebruiken de ingevulde gegevens om:

• jouw aanvraag te beoordelen;
• contact met je op te nemen;
• jouw situatie en wensen te bespreken;
• eventueel een prijsvoorstel of overeenkomst voor te bereiden.

Het invullen van het contactformulier leidt niet automatisch tot een overeenkomst met Co-act.

Wanneer een aanvraag niet tot een klantrelatie leidt, bewaren we de verstrekte gegevens maximaal twaalf maanden na het laatste contact. Als gegevens eerder niet meer nodig zijn, kunnen we deze eerder verwijderen.

Stuur via het openbare contactformulier geen identiteitsbewijzen, bankafschriften, belastingdocumenten, salarisgegevens of andere vertrouwelijke financiële stukken. Wanneer we dergelijke documenten nodig hebben, spreken we daarvoor een passende aanleverroute met je af.

Gegevens binnen klantadministraties

Voor onze eigen bedrijfsvoering, website, offertes, facturatie en klantcommunicatie is Co-act zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer we persoonsgegevens verwerken binnen een administratie van een klant, hangt onze privacyrol af van de betreffende verwerking. Co-act kan daarbij optreden als verwerker wanneer de klant het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

Waar een verwerkersrelatie bestaat, maken we hierover afspraken met de klant en leggen we die waar nodig vast in een verwerkersovereenkomst.

Klanten blijven verantwoordelijk voor het tijdig, volledig, juist en rechtmatig aanleveren van gegevens en documenten.

Welke systemen en dienstverleners gebruiken we?

Voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening gebruiken we onder meer:

• MijnDomein voor de domeinnaam en hosting van de website;
• Microsoft 365 en Microsoft Forms voor communicatie, documentbeheer en contactaanvragen;
• TriFact voor het verzamelen en verwerken van administratieve documenten;
• Exact Online voor financiële administraties, facturatie en rapportages.

Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken voor het leveren van hun diensten. Waar dat nodig is, maken we afspraken over privacy, vertrouwelijkheid en beveiliging.

We kunnen persoonsgegevens daarnaast delen met partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Denk bijvoorbeeld aan:

• de Belastingdienst;
• pensioenuitvoerders;
• salarisverwerkers;
• financiële of juridische adviseurs;
• andere bevoegde overheidsinstanties;
• leveranciers die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

We delen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Co-act verkoopt persoonsgegevens niet aan andere partijen.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of vanuit een land daarbuiten toegankelijk maken.

Wanneer dat gebeurt, verlangen we dat daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen bestaan. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

We hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• contactaanvragen zonder klantrelatie: maximaal twaalf maanden na het laatste contact;
• niet-geaccepteerde offertes: maximaal twaalf maanden na het laatste contact, tenzij langer bewaren nodig is vanwege een klacht of geschil;
• klant- en opdrachtgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang dit nodig is voor wettelijke verplichtingen of mogelijke juridische aanspraken;
• basisgegevens uit onze eigen financiële administratie: in beginsel zeven jaar;
• gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken: in beginsel tien jaar, wanneer deze bewaartermijn van toepassing is;
• correspondentie: zolang deze relevant is voor onze dienstverlening, administratie of juridische positie;
• technische servergegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging en technisch beheer en volgens de toepasselijke instellingen van de hostingprovider.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn en er geen geldige reden bestaat om ze langer te bewaren, verwijderen of anonimiseren we deze.

Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Deze maatregelen bestaan onder meer uit:

• het beperken van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben;
• het gebruik van beveiligde accounts en wachtwoorden;
• het zorgvuldig beheren van toegangsrechten;
• het toepassen van beschikbare beveiligingsmogelijkheden binnen onze systemen;
• het maken van afspraken over vertrouwelijkheid;
• het zorgvuldig selecteren van leveranciers;
• het ontvangen van financiële documenten via afgesproken aanleverroutes;
• het aanpassen of intrekken van toegangsrechten wanneer deze niet meer nodig zijn.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Vermoed je dat persoonsgegevens verkeerd zijn verwerkt, bij een onbevoegde persoon terecht zijn gekomen of dat sprake is van een beveiligingsincident? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@co-act.nl.

Cookies en technische gegevens

Onze openbare website gebruikt geen advertentie-, marketing- of trackingcookies. We gebruiken geen Google Analytics of vergelijkbare software om bezoekers voor commerciële doeleinden te volgen.

De website, de hostingomgeving en ingesloten onderdelen kunnen wel technisch noodzakelijke gegevens verwerken om:

• de website correct te laten functioneren;
• de website te beveiligen;
• misbruik te voorkomen en te onderzoeken;
• het contactformulier via Microsoft Forms te tonen en te laten werken.

MijnDomein kan als hostingprovider technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres en serverlogs. Microsoft kan technische gegevens verwerken wanneer je het ingesloten Microsoft Forms-formulier gebruikt.

Deze technische gegevens worden door Co-act niet gebruikt om persoonlijke bezoekersprofielen voor reclame of marketing op te stellen.

Inhoud en diensten van andere websites

Op onze website kan inhoud of functionaliteit van een andere dienst zijn opgenomen. Op dit moment geldt dit in het bijzonder voor Microsoft Forms op de contactpagina.

Ingesloten inhoud kan technisch functioneren alsof je de betreffende externe dienst rechtstreeks bezoekt. De aanbieder kan daarbij technische gegevens verwerken en noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Op deze verwerking kunnen ook de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder van toepassing zijn.

Reacties, accounts en uploads

Bezoekers kunnen op onze website geen openbare reacties achterlaten, geen openbaar gebruikersaccount aanmaken en geen afbeeldingen of andere mediabestanden naar de website uploaden.

De standaardfunctionaliteiten van WordPress voor reacties, Gravatar-profielen en openbare gebruikersaccounts zijn daarom niet van toepassing op gewone bezoekers van onze website.

Cookies en technische gegevens die uitsluitend nodig zijn voor het interne beheer van WordPress kunnen wel worden verwerkt wanneer een bevoegde beheerder inlogt.

Geautomatiseerde besluitvorming

Co-act neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor personen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

Contactaanvragen, prijsaanvragen en klantvragen worden persoonlijk beoordeeld.

Jouw privacyrechten

Je hebt, voor zover de wet dit toestaat, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken;
• jouw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking tijdelijk te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, wanneer dit recht van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur dan een e-mail naar info@co-act.nl en vermeld duidelijk welk verzoek je wilt indienen.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van je identiteitsbewijs via gewone e-mail.

We reageren in beginsel binnen één maand op jouw verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer we meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn binnen de wettelijke mogelijkheden worden verlengd. Als dat gebeurt, informeren we je daarover.

Sommige privacyrechten zijn niet absoluut. We kunnen een verzoek daarom geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer een wettelijke bewaarplicht of een andere geldige uitzondering van toepassing is. In dat geval leggen we uit waarom.

Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop Co-act met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@co-act.nl. We proberen samen tot een passende oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie staat altijd op onze website. Bovenaan de pagina staat wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.